Quelles sont les infractions signalées par un lanceur d’alerte ?
Un lanceur d’alerte dénonce des violations (potentielles)(*) de la législation et de la réglementation applicable (et de leurs arrêtés d’exécution) ou des abus et des (mauvaises) pratiques qui ont eu lieu (ou qui risquent probablement d’avoir lieu) dans un contexte professionnel, ainsi que des tentatives de dissimulation de telles violations par une personne au sein d’une organisation donnée, et bénéficie ce faisant d’un certain nombre de protections, comme le prévoit la loi sur les lanceurs d’alerte du 22/11/2022.
(*) Une violation est un acte ou une omission illicite qui va à l’encontre de la finalité des règles applicables.
Attention :
Il est important qu’il s’agisse d’une violation (potentielle) avec menace ou préjudice dans l’intérêt général. Il ne s’agit donc pas d’une plainte, puisque celle-ci ne concerne (en principe) que le plaignant lui-même. Si vous avez une plainte à formuler, nous vous renvoyons à notre procédure en matière de plaintes, que vous trouverez sur notre site internet dans la rubrique PLAINTES.
De quelle législation et réglementation s’agit-il pour le Fonds de pension Métal OFP ?
Un lanceur d’alerte est-il protégé ?
En tant que lanceur d’alerte, vous avez la possibilité de signaler une violation (potentielle) de manière confidentielle et êtes protégé contre les représailles (une menace de représailles) (même s’il s’avère par la suite que votre signalement est incorrect ou infondé) si vous :
Il n’y a pas que lanceur d’alerte qui bénéficie d’une protection, c’est aussi le cas des :
Attention :
Aucune protection n’est accordée aux personnes qui font intentionnellement des signalements faux, trompeurs, malveillants, frivoles ou malhonnêtes.
Un signalement doit être fait de bonne foi et ne pas être fondé sur des rumeurs dépourvues de fondement ou être fait dans l’intention de nuire à la réputation du Fonds de Pension Métal OFP.
Que faut-il entendre par représailles ?
Par représailles, il convient d’entendre tout acte ou une omission directe ou indirecte suscitée par un signalement pouvant causer un préjudice injustifié à l’auteur de signalement.
Les représailles comprennent, entre autres, toute forme de rétorsion, de discrimination ou d’autres formes de traitement inégal ou de mesures préjudiciables (entre autres la résiliation d’un mandat, une évaluation de performance négative, la résiliation anticipée ou l’annulation d’une convention de prestation de services, la perte d’activité et la perte de revenu, la mise sur une liste noire ou, pour les travailleurs du FPM OFP, les travailleurs de l’organisateur, les travailleurs des prestataires de services externes impliqués dans la gestion du FPM OFP ou fournissant des services au FPM OFP et les travailleurs de fournisseurs du FPM OFP, un licenciement, une diminution du salaire, la modification de la fonction ou de son contenu, la résiliation du mandat ou de la convention de prestation de services ou d’autres mesures disciplinaires).
CANAL DE SIGNALEMENT INTERNE du Fonds de Pension Métal OFP
En tant que lanceur d’alerte, vous pouvez signaler une violation (potentielle) par écrit au CEO ou au président du conseil d’administration (« CA ») du FPM OFP. Ils agissent en tant que gestionnaires des signalements du Fonds de Pension Métal OFP (« FPM OFP »).
Cela peut se faire par courrier (Fonds de Pension Métal OFP, Galerie Ravenstein 4 Boîte 7, 1000 Bruxelles, à l’attention du CEO ou du président du CA du FPM OFP) ou
par e-mail (whistleblowing_CEO@pfondsmet.be = CEO ou whistleblowing_Chairman@pfondsmet.be = président du CA).
Si vous préférez ne pas signaler la violation (potentielle) au CEO ou au président du CA, vous avez la possibilité de le faire directement au compliance officer du FPM OFP, Corinne Merla, soit par lettre (Younity, à l’attention de Corinne Merla, Boulevard du Souverain 36/8, 1170 Bruxelles), soit par e-mail (corinne.merla@younity.be)
Si le CEO, le président du CA ou le compliance officer se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts, ils transmettront votre signalement à un autre gestionnaire des signalements du FPM OFP.
Vous pouvez également signaler une violation (potentielle) de manière anonyme à l’un de ces gestionnaires des signalements du FPM OFP.
Qu’advient-il d’un signalement de la part d’un lanceur d’alerte ?
Le CEO, le président du CA ou le compliance officer (selon la personne à laquelle vous avez signalé la violation (potentielle)) est votre personne de contact.
Ils sont tenus à un devoir de confidentialité. Cela signifie que votre identité ne sera pas divulguée à d’autres personnes sans votre accord explicite. Cela vaut également pour toute autre information à partir de laquelle votre identité peut être directement ou indirectement déduite.
Attention :
Votre identité peut cependant être divulguée si le FPM OFP est légalement tenu de le faire dans le cadre d’une enquête menée par les autorités ou d’une procédure judiciaire. Vous en serez alors informé au préalable (sauf si cela risque de compromettre l’enquête ou la procédure judiciaire).
Quels documents/informations un lanceur d’alerte doit-il transmettre ?
Vous pouvez utiliser ce guide à cette fin.
Le gestionnaire des signalements pourra par la suite vous demander d’expliquer davantage les informations/documents que vous avez transmis et de lui fournir éventuellement des informations/documents complémentaires.
Le lanceur d’alerte est-il tenu au courant du signalement ?
Vous recevrez un accusé de réception de la part du gestionnaire des signalements dans les sept (7) jours.
Dans un délai de trois (3) mois, vous recevrez un retour d’information de la part du gestionnaire des signalements concernant l’enquête sur votre signalement et son résultat/suivi.
L’identité de l’auteur du signalement et de la personne ou de l’organisation faisant l’objet du signalement sera protégée au maximum et des informations seront uniquement partagées sur une base need-to-know avec les personnes au sein du FPM OFP qui sont compétentes pour l’examen et le suivi de votre signalement.
Quelle sera la suite réservée à votre signalement par le FPM OFP ?
Le FPM OFP prendra toujours les mesures qui s’imposent dès qu’il aura constaté une violation effective.
Ceci signifie que les mesures nécessaires seront prises afin de gérer la violation (potentielle), d’y faire obstacle et/ou d’y mettre fin. De surcroît, le gestionnaire de signalement examinera toujours si la FSMA ou toute autre instance officielle doivent être informée(s) de cette violation (effective ou potentielle) et si des mesures juridiques doivent être prises à l’encontre de la personne ou de l’organisation à laquelle la violation est attribuée.
Le signalement est-il enregistré ?
Le FPM OFP tient un registre confidentiel dans lequel sont consignés tous les signalements de violations effectives, comme la loi le prescrit. Seuls les gestionnaires des signalements du FPM OFP ont accès à ce registre.
Ce registre indique, pour chaque violation, comment et à quel gestionnaire du FPM OFP elle a été signalée, comment elle a été examinée et quelle suite y a été réservée.
Sur demande, le nom du lanceur d’alerte ne sera pas inscrit dans ce registre.
Les signalements et documents s’y rapportant seront conservés aussi longtemps que l’auteur du signalement entretient une relation contractuelle avec le FPM OFP. Ils seront supprimés à l’expiration du délai légal de conservation.
CANAUX DE SIGNALEMENT EXTERNES
En tant que lanceur d’alerte, vous avez également la possibilité de signaler une violation (potentielle) directement auprès de l’autorité ou des autorités compétentes ou du Médiateur fédéral.
Si vous choisissez de signaler une violation (potentielle) directement par les canaux de signalement externe, le FPM OFP vous encourage à toujours procéder à une notification interne aux gestionnaires des signalements (le CEO ou le président du CA ou le compliance officer), afin que les mesures nécessaires puissent être prises au plus tôt en interne afin de gérer cette violation (potentielle) et de limiter les éventuels (autres) dommages.
Vous trouverez plus d’informations au sujet des canaux de signalement externe sur le site Internet des autorités compétentes ou du Médiateur fédéral. Vous trouverez les coordonnées des canaux de signalement externes dans cet aperçu.
Le Médiateur fédéral est chargé de la coordination des signalements effectués par le biais de canaux externes. Il réceptionne les signalements, examine leur recevabilité et les transmet à l’autorité ou aux autorités compétentes pour enquête.
Les autorités compétentes prennent les mesures qu’elles jugent appropriées.
Quid si le lanceur d’alerte subit un préjudice du fait de son signalement ?
Si, en tant que lanceur d’alerte, vous estimez être la victime de représailles (ou d’une menace en ce sens), vous pouvez introduire une plainte motivée auprès du Médiateur fédéral, lequel lancera une procédure de protection extrajudiciaire pour vérifier s’il existe un soupçon raisonnable de représailles. Vous pouvez également réclamer une indemnité sur la base des règles en matière de responsabilité contractuelle ou extracontractuelle, comme indiqué dans la loi sur les lanceurs d’alerte (sauf si le FPM OFP ou la personne qui a pris la mesure préjudiciable peut prouver qu’il n’est pas question de représailles et que la mesure prise peut être dûment justifiée).
Vous pouvez, en tant que lanceur d’alerte victime de représailles, saisir le tribunal du travail compétent (si nécessaire, par une procédure en référé).
Pour obtenir des informations, des conseils, une assistance ou une aide juridique, vous pouvez vous adresser au Médiateur fédéral ou à l’Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains. Vous trouverez les coordonnées de ces deux autorités dans cet aperçu.
Quid si un signalement n’est pas effectué de bonne foi et/ou si la procédure des lanceurs d’alerte du FPM OFP est utilisée de manière abusive ?
Si, après enquête, il s’avère que le signalement n’a pas été fait de bonne foi et/ou a été utilisé pour incriminer à tort des collaborateurs du FPM OFP ou des membres de l’assemblée générale, du conseil d’administration, du comité de direction, du comité d’investissement, du comité d’audit, du comité socio-juridique, du comité des risques ou du comité de rémunération et de nomination ou l’actuaire consultant, le DPO, l’organisateur et le prestataire de services de l’organisateur, les prestataires de services externes du FPM OFP, ou si le signalement est diffamatoire, le FPM OFP ne manquera pas de prendre les mesures nécessaires à l’égard de l’auteur de ce signalement.
En outre, les sanctions nécessaires pourront être prises conformément, selon le cas, au contrat de travail, au règlement de travail, à la convention de prestation de services applicable et aux dispositions légales en la matière.
Protection et traitement des données à caractère personnel
Le FPM OFP est le responsable du traitement en ce qui concerne le canal de signalement interne (les gestionnaires de signalement du FPM OFP).
Le traitement éventuel de données à caractère personnel par le FPM OFP dans l’application de cette procédure des lanceurs d’alerte est soumis à la politique générale du FPM OFP relative au traitement et à la protection des données à caractère personnel – conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD ou GDPR) –, telle que définie dans les documents de politique du FPM OFP en la matière, comme, mais pas uniquement, la déclaration en matière de vie privée des affiliés (et/ou de leurs bénéficiaires) et des bénéficiaires de pension, le règlement de pension du FPM OFP, l’avis de confidentialité destiné aux travailleurs, la politique de confidentialité applicable aux administrateurs, membres du comité de direction, membres des comités consultatifs et fonctions clés, et la note de politique 12 RGPD du FPM OFP.
Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont effacées sans retard injustifié.
Le FPM OFP tiendra, en toute hypothèse, strictement confidentiels le nom, la fonction, le numéro de registre national, les données de contact (adresse, adresse électronique et numéro de téléphone) du lanceur d’alerte et de toute personne à laquelle les mesures de protection et d’assistance sont applicables, ainsi que le nom, la fonction, le numéro de registre national, les données de contact (adresse, adresse électronique et numéro de téléphone) et, le cas échéant, le numéro d’entreprise de la personne faisant l’objet du signalement et ce, jusqu’à ce que la violation faisant l’objet du signalement soit prescrite.
