Welke inbreuken meldt een klokkenluider?
Een klokkenluider stelt (potentiële) inbreuken(*) op de toepasselijke wet- en regelgeving (en hun uitvoeringsbesluiten) of misbruiken en (wan)praktijken aan de kaak die in een werkgerelateerde context hebben plaatsgevonden (of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden), alsook pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken door een persoon in een bepaalde organisatie en geniet hierbij van een aantal beschermingsmaatregelen, zoals voorzien in de Klokkenluiderswet van 22/11/2022.
(*) Een inbreuk is onregelmatige handeling of nalatigheid die ingaat tegen het doel van de toepasselijke regels.
Let wel:
Belangrijk is dat het om een (potentiële) inbreuk met dreiging of schade in het algemeen belang moet gaan. Het is dus geen klacht, want die gaat (in principe) enkel de klager zelf aan. Heb je een klacht, dan verwijzen we je door naar onze klachtenprocedure, die je vindt op onze website onder de rubriek KLACHTEN.
Over welke wet- en regelgeving gaat het voor Pensioenfonds Metaal OFP?
Wordt een klokkenluider beschermd?
Als klokkenluider heb je de mogelijkheid om een (potentiële) inbreuk vertrouwelijk te melden en word je beschermd tegen (een dreiging van) represailles (zelfs als achteraf blijkt dat je melding onjuist of ongegrond is) indien je:
Niet enkel de klokkenluider geniet van een bescherming, maar ook de:
Let wel:
Er wordt geen bescherming geboden aan personen die opzettelijk onjuiste, misleidende, kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke meldingen doen.
Een melding die te goeder trouw gebeurt, mag dus niet gebaseerd zijn op ongegronde geruchten, noch om de reputatie van Pensioenfonds Metaal OFP te schaden.
Wat wordt er bedoeld met represailles?
Een represaille is elke directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van je melding, die tot ongerechtvaardigde benadeling kan leiden.
Represailles omvatten onder meer elke vorm van vergelding, discriminatie of andere vormen van onbillijke behandeling of nadelige maatregelen (zoals bijvoorbeeld de beëindiging van een mandaat, een negatieve prestatiebeoordeling, de vervroegde beëindiging of opzegging van een dienstverleningsovereenkomst, omzetderving en inkomstenderving, opname op een zwarte lijst of voor de werknemers van PFM OFP, de werknemers van de inrichter, de werknemers van de externe dienstverleners betrokken in het beheer van PFM OFP of die diensten leveren aan PFM OFP en de werknemers van leveranciers van PFM OFP: ontslag, vermindering van het loon, wijziging van functie of job inhoud, beëindiging van het mandaat of dienstverleningsovereenkomst of andere disciplinaire maatregelen).
INTERN MELDINGSKANAAL Pensioenfonds Metaal OFP
Je kan als klokkenluider een (potentiële) inbreuk schriftelijk melden aan de CEO of de voorzitter van de Raad van Bestuur (“RvB”) van PFM OFP. Zij treden op als meldingsbeheerders voor Pensioenfonds Metaal OFP (“PFM OFP”).
Dit kan per brief (Pensioenfonds Metaal OFP, Ravenstein Galerij 4 Bus 7, 1000 Brussel t.a.v. de CEO of de voorzitter van de RvB PFM OFP) of
per e-mail (whistleblowing_CEO@pfondsmet.be = CEO of whistleblowing_Chairman@pfondsmet.be = voorzitter RvB).
Indien je een (potentiële) inbreuk liever niet meldt aan de CEO of de voorzitter van RvB; dan heb je ook de mogelijkheid om deze rechtstreeks te melden aan de compliance officer van PFM OFP, Corinne Merla, hetzij per brief (Younity, t.a.v. Corinne Merla, Vorstlaan 36/8, 1170 Brussel), of per e-mail (corinne.merla@younity.be)
Mochten de CEO of de voorzitter van de RvB of de compliance officer een belangenconflict hebben, maken zij je melding over aan een andere meldingsbeheerder PFM OFP.
Je kan een (potentiële) inbreuk ook op anonieme basis melden aan één van deze meldingsbeheerders PFM OFP.
Wat gebeurt er met de melding van een klokkenluider?
De CEO, de voorzitter van de RvB of de compliance officer (afhankelijk aan wie je de (potentiële) inbreuk hebt gemeld) treden op als je contactpersoon.
Zij zijn gebonden door een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat je identiteit niet zal worden bekendgemaakt aan anderen zonder je expliciet akkoord. Dit geldt ook voor enige andere informatie waaruit je identiteit direct of indirect kan worden afgeleid.
Let wel:
Je identiteit kan wel bekend worden gemaakt indien PMF OFP hiertoe wettelijk verplicht is in het kader van een onderzoek door de overheid of een gerechtelijke procedure. Je wordt hiervan dan vooraf op de hoogte gebracht (tenzij dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen).
Welke informatie/documenten moet een klokkenluider overmaken?
Je kan hiervoor deze leidraad gebruiken.
De meldingsbeheerder kan je nadien vragen om de informatie/documenten die je hebt overgemaakt verder toe te lichten en om eventueel aanvullende informatie/documenten over te maken.
Wordt een klokkenluider op de hoogte gehouden van de melding?
Je ontvangt binnen de zeven (7) dagen een ontvangstbevestiging van de meldingsbeheerder.
Binnen de drie (3) maanden ontvang je van de meldingsbeheerder feedback over het onderzoek van je melding en het resultaat/de opvolging hiervan.
De identiteit van de klokkenluider en de aangegeven persoon of organisatie zullen zoveel mogelijk beschermd worden en er zal enkel informatie gedeeld worden met personen die binnen PFM OFP bevoegd zijn voor het onderzoek en opvolging van je melding en dit op een need-to-know basis.
Welk gevolg zal er door PFM OFP aan de melding worden gegeven?
PFM OFP zal bij de vaststelling van een daadwerkelijke inbreuk hieraan steeds het passende gevolg geven.
Dit betekent dat de nodige maatregelen zullen worden getroffen om de (potentiële) inbreuk aan te pakken, te beletten en/of er een einde aan te stellen. Daarenboven zal steeds worden onderzocht of de FSMA of enige andere officiële instantie op de hoogte moet worden gebracht van deze inbreuk en/of er juridische stappen moeten worden genomen tegen de aangegeven persoon of organisatie.
Wordt de melding van een klokkenluider geregistreerd?
PFM OFP houdt een vertrouwelijk register bij waarin alle meldingen van daadwerkelijke inbreuken worden bijgehouden, zoals wettelijk voorgeschreven. Enkel de meldingsbeheerders PFM OFP hebben toegang tot dit register.
Dit register bepaalt voor elke inbreuk hoe en aan welke meldingsbeheerder PFM OFP deze werd gemeld, hoe deze werd onderzocht en welk gevolg eraan werd gegeven.
Op verzoek wordt de naam van de klokkenluider niet opgenomen in dit register.
Meldingen en documenten met betrekking tot de melding worden bewaard zolang de klokkenluider een contractuele relatie met PFM OFP heeft en verwijderd na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.
EXTERNE MELDINGSKANALEN
Je hebt als klokkenluider ook de mogelijkheid om een (potentiële) inbreuk rechtstreeks aan de bevoegde autoriteit(en) te melden of aan de Federale Ombudsman.
Indien je ervoor kiest een (potentiële) inbreuk rechtstreeks via de externe meldingskanalen te melden, moedigt PFM OFP je aan om ook steeds een interne melding te doen aan de meldingsbeheerders PFM OFP (de CEO of de voorzitter van RvB of de compliance officer), zodat we intern zo snel mogelijk de nodige stappen kunnen nemen om deze (potentiële) inbreuk aan te pakken en mogelijke (verdere) schade te beperken.
Meer informatie over de externe meldingskanalen vind je op de website van de bevoegde autoriteiten of van de Federale Ombudsman. De contactgegevens van de externe meldingskanalen vind je in dit overzicht.
De Federale Ombudsman is verantwoordelijk voor de coördinatie van de meldingen die via externe kanalen worden doorgegeven. Hij ontvangt de meldingen, onderzoekt de ontvankelijkheid ervan en geeft ze voor verder onderzoek door aan de bevoegde autoriteit(en).
De bevoegde autoriteiten nemen de maatregelen die zij passend achten.
Wat als een klokkenluider nadelige gevolgen ondervindt van de melding?
Indien je als klokkenluider meent toch het slachtoffer te zijn van (een dreiging van) represailles, dan kan je een gemotiveerde klacht indienen bij de Federale Ombudsman die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure zal opstarten om na te gaan of er een redelijk vermoeden van represaille bestaat en je kan ook aanspraak maken op een schadevergoeding op basis van de regels inzake contractuele of niet-contractuele aansprakelijkheid, zoals bepaald in de Klokkenluiderswet (tenzij PFM OFP of de persoon die de nadelige maatregel heeft genomen, kan bewijzen dat er geen sprake was van represaille en dat de genomen maatregel was gebaseerd op gerechtvaardigde gronden).
Je kan als klokkenluider, die het slachtoffer werd van represailles, ook een vordering instellen bij de bevoegde arbeidsrechtbank (via een kortgeding procedure indien nodig).
Voor meer informatie en advies; bijstand of rechtsbijstand kan je terecht bij de Federale Ombudsman of het Federaal instituut voor de Bescherming en de Bevordering van de Rechten van de Mens. De contactgegevens van beide autoriteiten vind je in dit overzicht.
Wat als een melding niet te goeder trouw gebeurt en/of er misbruik wordt gemaakt van de klokkenluidersprocedure PFM OFP?
Indien, na onderzoek, wordt vastgesteld dat de melding niet te goeder trouw gebeurde en/of werd aangewend om ten onrechte (andere) werknemers van PFM OFP of leden van de algemene vergadering, de raad van bestuur, het directiecomité, het investeringscomité, het auditcomité; het sociaal-juridisch comité, het risicocomité of het remuneratie- en benoemingscomité of de consultant actuaris, DPO, inrichter en de dienstverlener van de inrichter, externe dienstverleners PFM OFP in een slecht daglicht te plaatsen of dermate lasterlijk is, dan zal PFM OFP niet nalaten de nodige maatregelen te nemen ten aanzien van klokkenluider.
Bovendien kunnen hier in overeenstemming met -naar gelang het geval- de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement, de toepasselijke dienstverleningsovereenkomst en de wettelijke bepalingen ter zake de nodige sancties aan verbonden worden.
Bescherming en verwerking van persoonsgegevens
Met betrekking tot het interne meldingskanaal (meldingsbeheerders PFM OFP) is PFM OFP de verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de mogelijke verwerking van persoonsgegevens door PFM OFP in de toepassing van deze klokkenluidersprocedure geldt het algemeen beleid van PFM OFP inzake de verwerking en bescherming van persoonsgegevens – in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) – zoals ingeschreven in de beleidsdocumenten van PFM OFP ter zake, o.m. maar niet beperkt tot de privacy verklaring aangeslotenen (en/of hun begunstigden) en pensioengerechtigden, het pensioenreglement PFM OFP, de privacy kennisgeving werknemers, de privacy kennisgeving bestuurders, leden directiecomité, leden adviescomités en sleutelfuncties en de 12. beleidsnota GDPR van PFM OFP.
Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding worden niet verzameld of, indien ze per ongeluk zijn verzameld, onverwijld gewist.
PFM OFP bewaart in ieder geval de naam, functie, rijksregisternummer en contactgegevens (adres, emailadres en telefoonnummer) van de klokkenluider en van elke persoon op wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen van toepassing zijn, alsmede de naam, functie, rijksregisternummer, contactgegevens (adres, emailadres en telefoonnummer) en, indien relevant, het ondernemingsnummer van de gemelde persoon, totdat de gemelde inbreuk is verjaard.
